Marża na zleceniu w 4 kolumnach arkusza: instrukcja krok po kroku
Na koniec miesiąca księgowość pokazuje zysk, ale na koncie go nie widać. Pytasz, które zlecenia zarabiają, a do których dokładasz, i nikt nie potrafi odpowiedzieć w pięć minut. Marża na zleceniu to liczba, którą da się policzyć w jednym arkuszu z czterema kolumnami, bez nowego systemu i bez controllera.
Dlaczego nie wiesz, ile zarabiasz na pojedynczym zleceniu?
Bo wynik firmy liczysz raz w miesiącu, a decyzje o cenie podejmujesz kilka razy dziennie. Księgowość zbiera koszty na kontach, nie na zleceniach: materiał trafia do jednej pozycji, płace do drugiej, a zlecenie nr 1842 nie istnieje w żadnej z nich. Handlowiec wycenia z kalkulacji sprzed roku, produkcja zużywa więcej niż w kalkulacji, a różnicę widzisz dopiero w rachunku wyników, zmieszaną z resztą. Do tego dochodzą rabaty i poprawki, które nikt nie przypisuje do konkretnej roboty. Efekt: średnia marża w firmie wygląda znośnie, a w środku siedzą zlecenia, na których tracisz od lat.
Marża na zleceniu w 4 kolumnach: co zrobić jutro rano
Otwórz pusty arkusz. Wypisz w wierszach 30 ostatnich zamkniętych zleceń. Potem uzupełnij cztery kolumny w tej kolejności:
1
Kolumna 1: przychód netto ze zlecenia
Wpisz kwotę z faktury bez VAT i po rabacie, nie z oferty. Jeśli do zlecenia była korekta, reklamacja albo dopłata za transport, uwzględnij je tutaj. Źródło: rejestr sprzedaży, nie CRM.
2
Kolumna 2: materiał rzeczywiście zużyty
Nie bierz wartości z kalkulacji ofertowej. Weź dokumenty RW lub zużycie z magazynu przypisane do zlecenia, w cenach zakupu. Jeśli magazyn nie przypisuje zużycia do zleceń, to jest pierwsza rzecz do naprawy, a na dziś weź kalkulację i dopisz w komórce komentarz „szacunek”.
3
Kolumna 3: robocizna z narzutem
Policz godziny przepracowane na zleceniu (z kart pracy, systemu lub z rozmowy z brygadzistą) i pomnóż przez stawkę godzinową brutto z narzutem pracodawcy. Dolicz godziny poprawek i przezbrojeń, jeśli były. Podwykonawców wpisz tu w kwocie z ich faktury.
4
Kolumna 4: marża na zleceniu w złotych i w procentach
Formuła jest jedna: kolumna 1 − kolumna 2 − kolumna 3. Obok policz procent: marża podzielona przez przychód. To jest marża pokrycia, bez kosztów stałych hali i biura. Dlatego wynik poniżej 25–30% w większości firm produkcyjnych oznacza, że zlecenie nie pokrywa swojej części czynszu, energii i pensji biura.
5
Posortuj od najniższej marży i spójrz na dół listy
Sortuj po kolumnie 4 w procentach. Zapisz trzy rzeczy: ile zleceń ma marżę poniżej 20%, ile poniżej zera i jaki to procent przychodu. Potem sprawdź, co łączy dolną piątkę: ten sam klient, ten sam handlowiec, ten sam typ produktu albo te same poprawki.
Przykład uproszczony i zanonimizowany: producent konstrukcji stalowych, 60 osób. Średnia marża w rachunku wyników wyglądała przyzwoicie. W arkuszu z 40 zleceń 9 miało marżę ujemną, wszystkie dla dwóch klientów, którzy dostawali rabat „za wolumen”. Te 9 zleceń robiło 22% przychodu i zjadało zysk z pozostałych 31. Decyzja o nowym cenniku dla dwóch klientów zajęła tydzień, nie kwartał.
Pytanie kontrolne: czy potrafisz dziś, bez dzwonienia do księgowej, wskazać trzy zlecenia z ostatniego miesiąca, na których straciłeś pieniądze? Jeśli nie, arkusz z czterema kolumnami jest ważniejszy niż jakikolwiek raport, który dostajesz.
Nie wiesz, od czego zacząć?
Opowiedz nam o jednym problemie, który ciągnie się od miesięcy. W 45-minutowej rozmowie diagnostycznej powiemy, co sprawdzilibyśmy najpierw i czy jesteśmy w stanie pomóc.
Umów bezpłatną rozmowę diagnostycznąCo zrobić z arkuszem po pierwszym tygodniu?
Arkusz działa, dopóki ktoś go uzupełnia. Dlatego ustal jedną regułę: każde zamknięte zlecenie trafia do arkusza w ciągu 3 dni roboczych, a osoba odpowiedzialna ma to w opisie stanowiska. Raz w tygodniu, w 15 minut, przeglądasz dół listy. Po miesiącu masz coś, czego nie da żaden system księgowy: listę zleceń, klientów i produktów, które naprawdę zarabiają. Jak przejść od arkusza do pełnego obrazu, opisujemy we wpisie Spadająca rentowność firmy: jak w 4 tygodnie znaleźć, gdzie ucieka marża.
Marża ucieka na zleceniach, a nie w księgowości. Znajdźmy, na których.
Jesteśmy zewnętrznym partnerem operacyjnym: znajdujemy przyczyny, układamy plan i wdrażamy go razem z Twoim zespołem, na hali i w biurze. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i trwa 45 minut.
Skontaktuj się z namiCzytaj też: Spadająca rentowność firmy: jak w 4 tygodnie znaleźć, gdzie ucieka marża · Koszty rosną szybciej niż sprzedaż? 5 miejsc, w które zajrzeć najpierw · Ukryte koszty w firmie produkcyjnej: 12 pozycji, których nie ma w rachunku wyników
