Wniosek KFS 2026: 10 kroków od przygotowania do złożenia w PUP

Wniosek KFS 2026 to konkretna szansa na rozwój kompetencji pracowników oraz wzmocnienie pozycji firmy w zmieniającym się otoczeniu biznesowym. Dzięki dofinansowaniu z Krajowego Funduszu Szkoleniowego przedsiębiorcy mogą pokryć koszty kursów, szkoleń oraz egzaminów zawodowych, które odpowiadają na aktualne potrzeby kadrowe, technologiczne i strategiczne.

Od 2026 roku obowiązują nowe zasady – zmienił się nie tylko zakres dokumentacji, ale też grupy uprawnionych wnioskodawców. Wprowadzono nowe obowiązki formalne i większy nacisk na zgodność z priorytetami rynku pracy, które są określane przez Ministerstwo oraz lokalne PUP.

W tym artykule przeprowadzimy Cię przez cały proces – jak przygotować wniosek KFS 2026 krok po kroku: od sprawdzenia naboru, przez analizę potrzeb szkoleniowych i dobór uczestników, aż po złożenie dokumentów w odpowiednim urzędzie.

Dzięki temu unikniesz typowych błędów, zyskasz czas i zmaksymalizujesz swoje szanse na uzyskanie dofinansowania szkoleń dla Twojej firmy.

 

Czym jest wniosek KFS 2026 i kto może z niego skorzystać

Wniosek KFS 2026 to oficjalny dokument składany elektronicznie do powiatowego urzędu pracy (PUP), który umożliwia pracodawcom uzyskanie dofinansowania na szkolenia, kursy, egzaminy zawodowe oraz certyfikację kompetencji pracowników. To jedno z najważniejszych narzędzi wspierających realny rozwój firm — pozwala finansować konkretne potrzeby kadrowe i przygotować zespół na dynamiczne zmiany technologiczne, rynkowe i organizacyjne.

Z możliwości, jakie daje wniosek KFS 2026, mogą skorzystać nie tylko firmy zatrudniające pracowników na umowie o pracę, ale także — zgodnie z nowymi zasadami obowiązującymi od 2026 roku — jednoosobowe działalności gospodarcze, organizacje non-profit i instytucje publiczne, o ile spełniają kryteria wskazane przez lokalny PUP.

Co istotne, wniosek KFS 2026 jest dostępny dla firm z niemal każdej branży — od produkcji i logistyki, przez usługi, handel i IT, aż po sektor edukacyjny czy medyczny. Kluczowym warunkiem uzyskania dofinansowania jest jednak dopasowanie tematyki szkoleń do aktualnych priorytetów Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Te priorytety są co roku aktualizowane i odzwierciedlają zmieniające się potrzeby rynku pracy oraz kierunki rozwoju kompetencji strategicznych dla gospodarki.

 

Nowe zasady obowiązujące od 2026 roku

Od 2026 roku obowiązują istotne zmiany w zasadach przyznawania dofinansowania z Krajowego Funduszu Szkoleniowego, które wpływają zarówno na treść, jak i formę składania wniosków. Dla wielu firm oznacza to konieczność dokładniejszego przygotowania dokumentacji i dostosowania się do nowych kryteriów.

Jedną z najważniejszych zmian jest rozszerzenie grupy uprawnionych do złożenia wniosku. Oprócz pracodawców zatrudniających na podstawie umowy o pracę, do dofinansowania dopuszczeni zostali również:

• przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, nawet jeśli nie zatrudniają pracowników,

• osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, jeśli ich szkolenie służy rozwojowi organizacji.

Wprowadzone zmiany dotyczą także formalności. Od tego roku wymagane jest:

• dołączenie imiennej listy uczestników szkoleń, zawierającej m.in. numer PESEL i stanowisko,

• potwierdzenie wpisu usługodawcy do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) – szkolenie musi być realizowane przez podmiot widniejący w BUR, jeśli wymaga tego PUP.

Nowe zasady mają na celu zwiększenie przejrzystości procesu i skuteczniejsze dopasowanie szkoleń do realnych potrzeb rynku pracy. To oznacza, że każde działanie rozwojowe ujęte we wniosku powinno być jasno uzasadnione, a dokumentacja przygotowana z większą dbałością o szczegóły niż w latach ubiegłych.

 

Krok 1: Sprawdzenie naboru i priorytetów KFS 2026 w PUP

Pierwszym krokiem w przygotowaniu skutecznego wniosku jest sprawdzenie, czy dany powiatowy urząd pracy prowadzi nabór w ramach KFS 2026. Każdy urząd ustala własne terminy, zasady i limity finansowania, dlatego niezbędne jest zapoznanie się z lokalnym ogłoszeniem naboru.

Dostępność środków i dokładny harmonogram mogą się znacząco różnić w zależności od regionu. Niektóre urzędy ogłaszają nabory tylko raz w roku, często z kilkudniowym wyprzedzeniem. Brak reakcji w odpowiednim czasie może oznaczać utratę szansy na dofinansowanie szkoleń.

Gdzie szukać informacji?

Aby nie przegapić terminu naboru, warto regularnie monitorować:

• strony internetowe PUP właściwego dla siedziby firmy,

• Biuletyny Informacji Publicznej (BIP),

• media społecznościowe PUP (Facebook, LinkedIn),

• oraz zapisać się do newslettera (jeśli urząd go oferuje).

Dzięki temu można zareagować na ogłoszenie w ciągu kilku godzin i zdążyć z przygotowaniem dokumentacji.

Znaczenie priorytetów KFS 2026

Poza datami naboru, kluczowe znaczenie mają priorytety wydatkowania środków, które ustalane są corocznie przez:

• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (priorytety ogólnopolskie),

• oraz poszczególne urzędy pracy (priorytety lokalne).

Wnioskodawca powinien dokładnie sprawdzić, czy planowane szkolenie wpisuje się w te wytyczne, np. czy dotyczy zawodów deficytowych, grup zagrożonych automatyzacją, kompetencji cyfrowych czy wsparcia dla osób 45+.

Dlaczego ten krok ma decydujące znaczenie?

Dopasowanie wniosku do priorytetów KFS 2026 to nie tylko formalność — to kluczowy element, który wpływa na ocenę merytoryczną. Nawet poprawnie wypełniony wniosek może zostać odrzucony, jeśli nie odnosi się do wskazanych obszarów wsparcia.

 

Krok 2: Zebranie danych firmy i statusu przedsiębiorcy

Przed wypełnieniem formularza należy przygotować komplet aktualnych danych identyfikacyjnych firmy, które będą podstawą do oceny formalnej wniosku przez urząd pracy. Błędy w tym zakresie są jedną z najczęstszych przyczyn odrzucenia dokumentacji już na etapie wstępnej weryfikacji.

Jakie dane są wymagane?

W formularzu wniosku należy podać m.in.:

• pełną nazwę firmy zgodną z rejestrem (CEIDG lub KRS),

• adres siedziby i dane kontaktowe (telefon, e-mail),

• NIP oraz REGON,

• imię i nazwisko osoby uprawnionej do reprezentowania firmy wraz z podstawą prawną działania (np. właściciel JDG, członek zarządu).

Wszystkie dane muszą być zgodne z aktualnym wpisem do rejestru działalności, dlatego warto załączyć wydruk z CEIDG lub odpis z KRS (maksymalnie sprzed 3 miesięcy).

Informacje o zatrudnieniu

Kolejnym elementem jest przedstawienie struktury zatrudnienia, która pozwala urzędowi ocenić, czy planowane szkolenia odpowiadają rzeczywistym potrzebom firmy. We wniosku należy wskazać:

• liczbę pracowników ogółem,

• formy zatrudnienia (umowa o pracę, umowy cywilnoprawne),

• stanowiska objęte projektem szkoleniowym,

• ewentualne zmiany w zatrudnieniu (np. planowane zwiększenie zatrudnienia lub restrukturyzacja).

Dokumenty potwierdzające status firmy

Aby urząd mógł formalnie zakwalifikować wniosek do rozpatrzenia, należy dołączyć:

• dokument potwierdzający status przedsiębiorcy (CEIDG/KRS),

• formularz pomocy de minimis lub zaświadczenie o niekorzystaniu z tej formy wsparcia,

• ewentualne pełnomocnictwa, jeśli dokumenty składa osoba niebędąca właścicielem lub członkiem zarządu.

Zgromadzenie i uporządkowanie tych danych na początku znacznie przyspiesza dalszą pracę nad wnioskiem i pozwala uniknąć poprawek formalnych na późniejszym etapie.

 

Krok 3: Opis potrzeb szkoleniowych zgodnych z KFS 2026

Jednym z najważniejszych elementów wniosku jest uzasadnienie potrzeby przeprowadzenia szkoleń, czyli tzw. diagnoza potrzeb szkoleniowych. Od 2026 roku urząd pracy przykłada do tego fragmentu szczególną wagę, oczekując jasnego powiązania celów szkoleniowych z realnymi potrzebami firmy i jej pracowników.

Co oznacza dobra diagnoza potrzeb?

Urzędnicy oceniają nie tylko sam temat szkolenia, ale przede wszystkim:

• dlaczego szkolenie jest potrzebne właśnie teraz,

• jakie problemy lub wyzwania rozwiązuje,

• których pracowników dotyczy i

• jakie konkretne efekty ma przynieść firmie.

Dobrze przygotowany opis pokazuje, że szkolenie jest przemyślaną inwestycją, a nie przypadkowym działaniem.

Jak przygotować opis potrzeb szkoleniowych?

Najlepiej oprzeć się na:

• wewnętrznych analizach firmy (np. audyt kompetencji, ocena okresowa),

• zmianach rynkowych lub technologicznych, które wymagają podniesienia kwalifikacji,

• strategii rozwoju przedsiębiorstwa, która zakłada wzrost efektywności, automatyzację, ekspansję itp.

Przykład:

„W związku z planowanym wdrożeniem systemu ERP, konieczne jest przeszkolenie 5 pracowników działu logistyki w zakresie obsługi modułu magazynowego i zamówień. Szkolenie przyczyni się do zwiększenia efektywności procesów i ograniczenia błędów w obsłudze klientów B2B.”

 

Powiązanie z priorytetami KFS 2026

Każdy opis powinien nawiązywać do priorytetów wydatkowania środków określonych na dany rok. W 2026 mogą to być np.:

• rozwój kompetencji cyfrowych,

• szkolenia dla osób 45+,

• podnoszenie kwalifikacji w zawodach deficytowych.

Im mocniejsze i bardziej konkretne to powiązanie, tym większa szansa, że urząd oceni wniosek pozytywnie.

 

Krok 4: Dobór uczestników i przygotowanie listy imiennej

Jednym z obowiązkowych elementów, jakie musi zawierać wniosek KFS 2026, jest lista uczestników planowanych szkoleń. Od 2026 roku zmieniły się przepisy dotyczące tego etapu – teraz każdy wniosek KFS 2026 musi zawierać imienne dane osób biorących udział w projekcie, wraz z dodatkowymi informacjami, które pozwalają urzędowi pracy ocenić zasadność dofinansowania.

Kogo można zgłosić we wniosku KFS 2026?

Zgodnie z obowiązującymi zasadami, do udziału w szkoleniach w ramach KFS mogą zostać zgłoszeni:

• pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę,

• osoby pracujące na umowach cywilnoprawnych – jeśli urząd dopuszcza taką formę wsparcia,

• przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, którzy sami podnoszą swoje kwalifikacje.

We wniosku należy wykazać, że szkolenie ma uzasadniony wpływ na rozwój kompetencji w firmie, a uczestnicy zostali wybrani w sposób przemyślany i powiązany z celami organizacji. Wniosek KFS 2026, który nie zawiera tej logiki, może zostać oceniony negatywnie mimo poprawności formalnej.

 

Jak powinna wyglądać lista uczestników?

Każdy wniosek KFS 2026 musi zawierać imienną listę uczestników, w której powinny znaleźć się:

• imię i nazwisko,

• numer PESEL,

• zajmowane stanowisko i dział w firmie,

• rodzaj szkolenia, do którego dana osoba została przypisana.

To bardzo ważne, ponieważ od 2026 roku imienna lista uczestników jest dokumentem obowiązkowym, a jej brak oznacza automatyczne odrzucenie wniosku na etapie weryfikacji formalnej.

Wybór uczestników a priorytety KFS 2026

Urząd pracy będzie oceniał nie tylko poprawność listy, ale też to, czy uczestnicy zostali dobrani zgodnie z priorytetami KFS 2026. Jeśli szkolenie ma dotyczyć np. osób 45+, osób zagrożonych utratą pracy lub pracowników z niskimi kompetencjami cyfrowymi – należy to wyraźnie wskazać we wniosku.

Dobrze przygotowany wniosek KFS 2026 powinien także zawierać krótkie uzasadnienie, dlaczego akurat te osoby zostały zgłoszone do udziału w szkoleniu i jaki będzie efekt ich udziału z punktu widzenia całej organizacji.

 

Krok 5: Wybór dostawcy i potwierdzenie wpisu do BUR

Aby wniosek KFS 2026 został rozpatrzony pozytywnie, nie wystarczy jedynie wskazać temat szkolenia — należy również wykazać, że usługa będzie realizowana przez wiarygodnego i uprawnionego dostawcę. Od 2026 roku obowiązują nowe przepisy, które nakładają na wnioskodawców dodatkowe wymogi formalne dotyczące organizatora szkolenia.

Czym jest BUR i dlaczego ma znaczenie?

Baza Usług Rozwojowych (BUR) to ogólnopolski rejestr firm szkoleniowych i doradczych, prowadzony przez PARP. Wiele urzędów pracy w swoich regulaminach naboru wskazuje, że szkolenie finansowane w ramach wniosku KFS 2026 musi być realizowane wyłącznie przez podmiot zarejestrowany w BUR.

Dlatego przed wyborem usługodawcy należy upewnić się, że:

• figuruje on w Bazie Usług Rozwojowych,

• posiada odpowiednie doświadczenie i certyfikaty jakości,

• oferuje szkolenie zgodne z zakresem i priorytetami KFS 2026.

Brak potwierdzenia wpisu do BUR lub współpraca z dostawcą spoza rejestru może skutkować odrzuceniem wniosku z przyczyn formalnych.

Jak opisać dostawcę we wniosku KFS 2026?

We wniosku należy podać:

• pełną nazwę dostawcy szkolenia,

• numer identyfikacyjny z BUR (jeśli wymagany przez PUP),

• krótki opis jego doświadczenia lub kwalifikacji,

• link do oferty szkoleniowej lub załącznik z programem.

Warto też załączyć ofertę cenową, harmonogram oraz informacje o prowadzącym, zwłaszcza gdy szkolenie dotyczy tematu specjalistycznego. To zwiększa wiarygodność i wartość merytoryczną, jaką reprezentuje wniosek KFS 2026.

 

Dlaczego warto to zrobić dobrze?

Wybór odpowiedniego dostawcy ma znaczenie nie tylko formalne, ale również praktyczne. Dobrze dobrany usługodawca to większa szansa na realny rozwój kompetencji pracowników, a tym samym — na pozytywne efekty, które będą miały znaczenie przy rozliczaniu środków oraz przy przyszłych wnioskach.

 

Krok 6: Opracowanie programu szkolenia i kosztorysu

Aby wniosek KFS 2026 został pozytywnie rozpatrzony, musi zawierać przemyślany i szczegółowy kosztorys oraz program szkolenia, który jest zgodny z potrzebami uczestników i priorytetami Funduszu. To kluczowy etap, który pozwala urządowi pracy ocenić, czy planowane działania są racjonalne, zasadne i wykonalne.

Jak przygotować kosztorys do wniosku KFS 2026?

Kosztorys powinien być:

• czytelny i rozbity na konkretne pozycje (np. opłata za szkolenie, egzamin, materiały, dojazd, ubezpieczenie),

• zgodny z limitem kosztów określonym w regulaminie danego PUP,

• dopasowany do liczby uczestników i zakresu szkolenia.

W wniosku KFS 2026 należy jasno wskazać:

• koszt jednostkowy przypadający na 1 uczestnika,

• łączny koszt całego projektu,

• procentowy udział wkładu własnego, jeśli jest wymagany.

Uwaga: W wielu przypadkach dofinansowanie wynosi do 80% kosztów – resztę pokrywa pracodawca.

Co powinien zawierać program szkolenia?

W załączonym programie szkoleniowym należy ująć:

• cel i zakres szkolenia,

• liczbę godzin (w tym podział na teorię i praktykę),

• metody prowadzenia zajęć,

• wymagania wobec uczestników,

• efekty uczenia się, które będą potwierdzone np. egzaminem, certyfikatem lub zaświadczeniem.

Dobrze opracowany program powinien być spójny z analizą potrzeb kompetencyjnych i odpowiadać realnym wyzwaniom wskazanym we wcześniejszych punktach wniosku KFS 2026.

Dlaczego ten etap jest tak ważny?

Urzędnicy szczegółowo analizują budżet i zakres szkolenia pod kątem:

• ekonomicznej efektywności (czy koszt jest adekwatny do zakresu),

• zgodności z potrzebami firmy i uczestników,

• realności osiągnięcia zakładanych efektów.

Źle opracowany kosztorys lub ogólnikowy program szkolenia może przesądzić o odrzuceniu projektu, nawet jeśli inne elementy wniosku KFS 2026 są zgodne z wymaganiami.

 

Krok 7: Wypełnienie formularza wniosku KFS 2026

Wypełnienie formularza to jeden z kluczowych etapów całej procedury — to tutaj drobne błędy formalne mogą skutkować odrzuceniem całego wniosku, nawet jeśli merytoryczna część jest przygotowana prawidłowo.

Od 2026 roku obowiązuje nowa zasada: wniosek KFS 2026 składa się wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Tradycyjna wersja papierowa została całkowicie wycofana i nie będzie rozpatrywana przez urzędy pracy.

Jak złożyć wniosek elektronicznie?

Aby złożyć wniosek KFS 2026, należy:

• założyć lub posiadać konto instytucjonalne na portalu praca.gov.pl,

• przygotować wszystkie załączniki w formacie PDF lub zgodnym z wymaganiami systemu,

• podpisać dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub podpisem e-dowód,

• śledzić status wniosku w systemie elektronicznym.

Formularz elektroniczny składa się z kilku logicznych sekcji. Uzupełnienie każdej z nich wymaga precyzji i zgodności z dokumentacją przygotowaną wcześniej.

 

Najważniejsze elementy formularza

W systemie praca.gov.pl należy wypełnić m.in.:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe firmy,

• opis potrzeb szkoleniowych i ich uzasadnienie,

• dane uczestników szkoleń, w tym lista imienna,

• informacje o dostawcy usług szkoleniowych, w tym numer z BUR,

• szczegółowy kosztorys wraz z harmonogramem działań,

• informację o pomocy de minimis (jeśli dotyczy).

Każdy wniosek KFS 2026 musi być spójny z załącznikami oraz zgodny z zasadami określonymi przez właściwy powiatowy urząd pracy.

Czego unikać przy wypełnianiu formularza?

Do najczęstszych błędów formalnych należą:

• niespójność danych pomiędzy formularzem a załącznikami,

• brak podpisu elektronicznego pod całością wniosku,

• niewłaściwy format plików, które system odrzuca,

• pominięcie wymaganych sekcji, np. brak uzasadnienia zgodności z priorytetami.

Aby uniknąć problemów technicznych, warto przygotować komplet dokumentów wcześniej, a sam formularz uzupełniać w trybie roboczym przed finalnym wysłaniem.

 

Krok 8: Dołączenie załączników do wniosku KFS 2026

Do każdego wniosku KFS 2026 należy dołączyć komplet wymaganych załączników, które stanowią potwierdzenie wiarygodności, zgodności z przepisami i zasadności ubiegania się o dofinansowanie. Brak choćby jednego z nich może skutkować odrzuceniem wniosku na etapie oceny formalnej, niezależnie od jakości merytorycznej treści.

Jakie dokumenty należy dołączyć?

W zależności od wytycznych danego urzędu pracy, do wniosku KFS 2026 mogą być wymagane:

• program szkolenia – z podziałem na moduły, liczbą godzin i celami edukacyjnymi,

• oferta szkoleniowa lub kosztorys dostawcy – najlepiej w formie PDF, z danymi kontaktowymi i datą ważności,

• wydruk z CEIDG lub KRS – potwierdzający status firmy,

• formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis lub oświadczenie o jej nieotrzymaniu,

• potwierdzenie wpisu usługodawcy do BUR (jeśli wymagane przez PUP),

• imienna lista uczestników z numerami PESEL i stanowiskami,

• pełnomocnictwa, jeśli wniosek podpisuje osoba inna niż właściciel lub upoważniony członek zarządu.

Jak poprawnie przygotować załączniki?

Urząd pracy wymaga, by wszystkie załączniki:

• były przygotowane w wersji elektronicznej (PDF lub skan),

• zostały podpisane i opatrzone datą,

• były czytelne i kompletne – nie wolno przesyłać fragmentów dokumentów,

• odpowiadały treścią temu, co wpisano w formularzu.

Każdy załącznik dołączany do wniosku KFS 2026 powinien być opisany zgodnie z nazwą sekcji, której dotyczy, np. „Program szkolenia – Excel dla logistyki”, „Oświadczenie o pomocy de minimis – 2026”.

Czy można dodać załączniki po złożeniu wniosku?

W wielu przypadkach nie. Część urzędów dopuszcza uzupełnienie dokumentacji w trakcie oceny, ale tylko jeśli formalna analiza nie zakończyła się jeszcze decyzją negatywną. Dlatego tak ważne jest, aby kompletność załączników była sprawdzona przed wysłaniem wniosku KFS 2026.

 

Krok 9: Weryfikacja i unikanie błędów formalnych

Nawet najlepiej przygotowany wniosek KFS 2026 może zostać odrzucony, jeśli zawiera błędy formalne. Z perspektywy urzędu pracy poprawność dokumentacji jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia jakiejkolwiek oceny merytorycznej. Dlatego ostatnim krokiem przed wysłaniem powinno być przeprowadzenie dokładnej kontroli wewnętrznej.

Najczęstsze błędy popełniane przez wnioskodawców

W praktyce urzędy najczęściej odrzucają wniosek KFS 2026 z powodu:

• braku podpisu elektronicznego pod formularzem lub załącznikami,

• nieaktualnych danych rejestrowych firmy (np. błędny NIP, brak aktualnego KRS),

• niespójności danych pomiędzy formularzem a załącznikami (np. inna liczba uczestników),

• braku obowiązkowych dokumentów, takich jak lista uczestników, potwierdzenie BUR czy formularz de minimis,

• błędnych wyliczeń w kosztorysie, niezgodnych z ofertą lub limitem dofinansowania,

• zbyt ogólnego uzasadnienia potrzeb szkoleniowych lub braku odniesienia do priorytetów.

Jak przeprowadzić skuteczną weryfikację?

Przed wysłaniem wniosku KFS 2026 warto zastosować wewnętrzną checklistę, która obejmuje:

• sprawdzenie danych firmy pod kątem zgodności z rejestrem CEIDG/KRS,

• potwierdzenie, że każdy wymagany załącznik został załączony, podpisany i nazwany zgodnie z wymaganiami,

• porównanie danych w formularzu z tymi w programie szkolenia i kosztorysie,

• ponowne przeczytanie uzasadnienia i upewnienie się, że odnosi się do aktualnych priorytetów KFS 2026.

Jeśli dokument przygotowuje więcej niż jedna osoba, warto wdrożyć zasadę: jedna osoba przygotowuje, druga sprawdza. Pozwala to wychwycić niedopatrzenia, które mogą być niewidoczne dla autora.

Dobrze przygotowany wniosek = szybsza decyzja

Urzędy pracy często otrzymują dziesiątki wniosków w krótkim czasie. Im mniej błędów formalnych zawiera wniosek KFS 2026, tym szybciej może zostać oceniony i przekazany do dalszego etapu – podpisania umowy. To oszczędność czasu zarówno dla firmy, jak i dla urzędników.

 

Krok 10: Złożenie wniosku KFS 2026 i dalsze etapy procedury

Po przygotowaniu kompletnej dokumentacji nadchodzi moment finalny – złożenie wniosku KFS 2026. W 2026 roku obowiązuje wyłącznie forma elektroniczna, co upraszcza procedurę, ale jednocześnie wymaga ścisłego przestrzegania instrukcji systemowych.

Gdzie i jak złożyć wniosek?

Wniosek KFS 2026 należy złożyć wyłącznie za pośrednictwem portalu:

• www.praca.gov.pl – to oficjalna platforma, na której pracodawcy rejestrują się i składają dokumenty do właściwego powiatowego urzędu pracy.

Aby złożyć wniosek:

1. Zaloguj się jako firma przy użyciu profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub e-dowodu.

2. Wybierz usługę „Wniosek o dofinansowanie kształcenia ustawicznego z KFS”.

3. Wypełnij formularz online lub załącz wcześniej przygotowany plik PDF.

4. Dołącz wszystkie wymagane załączniki.

5. Podpisz i wyślij wniosek elektronicznie.

System generuje potwierdzenie złożenia, które należy zachować – będzie ono niezbędne w razie późniejszych korekt lub odwołań.

Co dzieje się po złożeniu wniosku KFS 2026?

Po złożeniu dokumentów urząd pracy:

• przeprowadza ocenę formalną i merytoryczną wniosku,

• w razie braków może wezwać do uzupełnienia (zwykle w ciągu kilku dni),

• podejmuje decyzję o przyznaniu lub odmowie dofinansowania.

W zależności od urzędu, rozpatrywanie trwa od kilku dni do kilku tygodni. Dużym atutem dobrze przygotowanego wniosku KFS 2026 jest krótszy czas oczekiwania na decyzję – urzędy priorytetowo traktują dokumenty kompletne i przejrzyste.

Kolejne kroki po akceptacji

Jeśli wniosek KFS 2026 zostanie zaakceptowany:

• urząd przygotuje projekt umowy o dofinansowanie,

• wnioskodawca musi ją podpisać elektronicznie lub (jeśli dopuszczone) w wersji papierowej,

• należy przekazać informację o terminach realizacji szkoleń i ich rozpoczęciu.

Na tym etapie rozpoczyna się już realizacja projektu, który wymaga oddzielnego planowania i rozliczania – o czym więcej w kolejnej sekcji.

 

Realizacja, rozliczenie i raportowanie projektu

Złożenie i zatwierdzenie wniosku KFS 2026 to dopiero początek. Po podpisaniu umowy z urzędem pracy rozpoczyna się faza realizacji projektu, w której firma musi przeprowadzić wszystkie zaplanowane działania zgodnie z harmonogramem i zasadami programu. Każde odstępstwo od pierwotnych założeń może skutkować koniecznością zwrotu środków.

Obowiązki po podpisaniu umowy

Po uzyskaniu pozytywnej decyzji i podpisaniu umowy wnioskodawca jest zobowiązany do:

• przeprowadzenia szkoleń zgodnie z zatwierdzonym programem i listą uczestników,

• informowania PUP o terminie rozpoczęcia i zakończenia szkoleń,

• przestrzegania określonych w umowie limitów czasowych i budżetowych,

• gromadzenia dokumentacji rozliczeniowej potwierdzającej realizację.

Realizacja projektu powinna być zgodna z harmonogramem zawartym we wniosku KFS 2026, a wszelkie zmiany (np. rezygnacja uczestnika) należy zgłaszać niezwłocznie do urzędu pracy.

Rozliczenie dofinansowania

Po zakończeniu działań szkoleniowych następuje etap rozliczenia projektu. Firma musi przygotować komplet dokumentów, który może obejmować:

• faktury lub rachunki za przeprowadzone szkolenia,

• dowody płatności (np. potwierdzenia przelewu),

• listy obecności uczestników,

• zaświadczenia o ukończeniu szkoleń lub certyfikaty,

• ewaluację efektów szkoleniowych, jeśli została przewidziana we wniosku.

Dokumentacja powinna być czytelna, podpisana, zgodna z założeniami zawartymi w umowie oraz spójna z informacjami z wniosku KFS 2026.

Dobre praktyki i wskazówki

• Warto na bieżąco archiwizować wszystkie dokumenty – nie tylko ułatwia to rozliczenie, ale również zabezpiecza firmę w razie kontroli.

• Należy dotrzymać terminu rozliczenia, który jest określony w umowie z PUP.

• Jeśli pojawią się trudności w trakcie realizacji projektu, najlepiej od razu skontaktować się z urzędem pracy – unikniesz w ten sposób nieporozumień lub sankcji.

Prawidłowe rozliczenie środków w ramach wniosku KFS 2026 buduje dobrą historię współpracy z urzędem i zwiększa szansę na otrzymanie dofinansowania w kolejnych latach.

 

Podsumowanie i checklist przed złożeniem wniosku KFS 2026

Przygotowanie i złożenie poprawnego wniosku KFS 2026 to proces wieloetapowy, który wymaga uważności, znajomości aktualnych zasad i dobrej organizacji pracy. Od 2026 roku zasady zostały zaostrzone, dlatego każda pomyłka – zarówno formalna, jak i merytoryczna – może przesądzić o utracie dofinansowania.

Największe szanse na sukces mają ci wnioskodawcy, którzy:

• potrafią jasno opisać potrzeby szkoleniowe firmy,

• precyzyjnie dobierają uczestników i zakres szkoleń,

• zachowują zgodność z aktualnymi priorytetami KFS 2026,

• składają kompletną dokumentację elektronicznie i bez błędów.

Nie musisz jednak robić tego samodzielnie. Jeśli zależy Ci na tym, aby wniosek KFS 2026 był przygotowany profesjonalnie i zgodnie z oczekiwaniami urzędu pracy — skorzystaj z doświadczenia naszego zespołu. Scheelite People od lat wspiera firmy w skutecznym pozyskiwaniu dofinansowania i realizacji projektów szkoleniowych bez zbędnych komplikacji.

Jako Twój partner pomagamy:

• dopasować szkolenia do priorytetów KFS 2026,

• opracować uzasadnienie zwiększające szansę na pozytywną decyzję PUP,

• uniknąć błędów formalnych,

• przygotować kompletną dokumentację wraz z załącznikami,

• wdrożyć i rozliczyć projekt zgodnie z wymogami.

 

 Mini-checklista przed złożeniem wniosku KFS 2026

Zanim klikniesz „Wyślij” na platformie praca.gov.pl, upewnij się, że:

• Dane firmy są zgodne z CEIDG lub KRS (nazwa, NIP, adres, osoba uprawniona),

• Lista uczestników zawiera imiona, nazwiska, PESEL, stanowiska i dział,

• Opis potrzeb szkoleniowych jest konkretny i powiązany z celami firmy,

• Wskazano, jak szkolenie odpowiada na priorytety KFS 2026,

• Program szkolenia i oferta są zgodne z zakresem przedstawionym we wniosku,

• Kosztorys jest czytelny, spójny i zawiera wszystkie elementy finansowania,

• Usługodawca widnieje w Bazie Usług Rozwojowych (jeśli to wymagane),

• Dołączono wymagane załączniki: CEIDG/KRS, de minimis, program, lista, BUR,

• Formularz został podpisany elektronicznie (kwalifikowany podpis, ePUAP, profil zaufany),

• Wszystkie pliki są poprawnie nazwane i zapisane w formacie akceptowanym przez system.

 

Nie zostawiaj niczego przypadkowi. Z Scheelite People maksymalizujesz swoje szanse na uzyskanie dofinansowania z KFS 2026 – sprawnie, bezpiecznie i z efektem.

Jeśli planujesz rozwijać kompetencje swojego zespołu i chcesz złożyć wniosek KFS 2026, nie zwlekaj. Środki są ograniczone, a nabory w wielu urzędach trwają tylko kilka dni. Dobre przygotowanie, szybka reakcja i zgodność z priorytetami to dziś absolutna podstawa skutecznego wnioskowania.

Zespół Scheelite People pomoże Ci złożyć kompletny i trafny wniosek KFS 2026 — z gwarancją, że nie przegapisz żadnego elementu, który może zwiększyć szansę na dofinansowanie. Jeśli chcesz działać pewnie, skonsultuj swój przypadek z naszym ekspertem – niezobowiązująco i bez ryzyka.

 

 

FAQ: wniosek KFS 2026