Likwidacja RIS 2026: Co oznacza koniec rejestru i przejście na BUR dla Twojej firmy?

Dlaczego RIS zostaje zlikwidowany i co to oznacza formalnie

Od 1 stycznia 2026 r. następuje definitywna likwidacja RIS. Oznacza to formalne wygaszenie Rejestru Instytucji Szkoleniowych jako podstawy do ubiegania się o publiczne środki na kształcenie pracowników. Z perspektywy firm jest to zmiana systemowa, która nie dotyczy wyłącznie nazwy rejestru, lecz całego mechanizmu finansowania szkoleń. Likwidacja RIS 2026 przesuwa punkt ciężkości odpowiedzialności na pracodawcę, który zleca usługę szkoleniową i rozlicza dofinansowanie.

W praktyce oznacza to konieczność weryfikowania dostawców w innym systemie oraz dostosowania procedur wewnętrznych do nowych wymogów. Okres przejściowy w 2025 r. pozwala jeszcze korzystać z dotychczasowych zasad, ale od początku 2026 r. obowiązuje już jeden, spójny model oparty o Baza Usług Rozwojowych BUR. Dla decydentów biznesowych kluczowe jest zrozumienie, jakie konsekwencje formalne niesie ten proces i gdzie pojawiają się realne ryzyka finansowe.

Czego dowiesz się z artykułu:

• jakie skutki prawne ma likwidacja RIS 2026 dla firm korzystających z dofinansowań
• dlaczego BUR staje się jedyną akceptowaną podstawą rozliczeń
• jak uniknąć odrzucenia wniosku o płatność po 1 stycznia 2026 r.

Czym jest likwidacja RIS 2026 w świetle nowych przepisów

Likwidacja RIS 2026 wynika z decyzji ustawodawcy o uproszczeniu i centralizacji systemu nadzoru nad usługami rozwojowymi finansowanymi ze środków publicznych. Z dniem 1 stycznia 2026 r. Rejestr Instytucji Szkoleniowych przestaje funkcjonować jako obowiązujący wykaz podmiotów uprawnionych do realizowania szkoleń finansowanych z Funduszu Pracy. Tym samym traci on moc prawną w postępowaniach o przyznanie i rozliczenie dofinansowania.

Nowe przepisy nie przewidują automatycznego „przeniesienia” wpisów z RIS do innego systemu. Każdy dostawca usług szkoleniowych, który chce pozostać w obszarze finansowania publicznego, musi spełnić wymagania właściwe dla BUR i posiadać tam aktywny wpis. Dla firm oznacza to, że historyczna współpraca z podmiotem figurującym w RIS nie ma już znaczenia po 2025 r.

Formalnie zmiana ta kończy wieloletni okres funkcjonowania dwóch równoległych narzędzi ewidencyjnych. Od 2026 r. organy rozliczające środki nie będą brały pod uwagę wpisów do RIS, nawet jeśli szkolenie zostało zakontraktowane wcześniej. Decydująca jest data realizacji usługi oraz aktualny status dostawcy w BUR w momencie składania dokumentów finansowych.

Rola Rejestru Instytucji Szkoleniowych przed 2026 rokiem

Przed wejściem w życie nowych zasad Rejestr Instytucji Szkoleniowych pełnił funkcję formalnego filtra dopuszczającego podmioty szkoleniowe do realizacji usług finansowanych ze środków publicznych. Wpis do RIS był warunkiem niezbędnym, lecz w praktyce ograniczał się głównie do spełnienia kryteriów formalnych, bez pogłębionej oceny jakości oferty czy efektów szkoleniowych.

Dla firm korzystających z dofinansowań oznaczało to stosunkowo prostą ścieżkę weryfikacji dostawcy. Sprawdzenie wpisu w RIS było traktowane jako wystarczające zabezpieczenie prawidłowości wydatkowania środków. Mechanizm ten przez lata budował poczucie stabilności, ale jednocześnie ograniczał przejrzystość rynku i utrudniał porównywanie ofert.

Z czasem coraz wyraźniej wskazywano, że RIS nie odpowiada na potrzeby kontroli efektywności wydatkowania środków publicznych. Brak powiązania z ocenami uczestników, rezultatami szkoleń czy historią realizacji projektów sprawiał, że rejestr pełnił głównie funkcję administracyjną. Likwidacja RIS 2026 zamyka ten etap i definitywnie kończy możliwość opierania się na uproszczonym modelu weryfikacji.

Dlaczego Baza Usług Rozwojowych BUR przejmuje funkcję RIS

Baza Usług Rozwojowych BUR została zaprojektowana jako narzędzie nie tylko ewidencyjne, ale również jakościowe i kontrolne. W odróżnieniu od RIS umożliwia analizę parametrów usługi, ocen uczestników oraz zgodności realizacji z założeniami projektu. To właśnie ta funkcjonalność przesądziła o decyzji, aby uczynić ją jedynym systemem akceptowanym przy finansowaniu szkoleń po 2026 r.

Centralizacja w BUR upraszcza procedury po stronie instytucji rozliczających, ale jednocześnie zwiększa odpowiedzialność przedsiębiorców. Wybór dostawcy nie może opierać się wyłącznie na relacjach handlowych czy wcześniejszej współpracy. Liczy się aktualny status usługi w systemie i jej zgodność z wymaganiami finansowania publicznego.

• większa transparentność ofert dostępnych na rynku
• powiązanie finansowania z oceną jakości usług
• jednoznaczny system kontroli dla instytucji i firm

Likwidacja RIS 2026 i przejęcie jego roli przez BUR jest więc zmianą strukturalną, która porządkuje rynek szkoleniowy, ale jednocześnie eliminuje margines błędu przy wyborze niezweryfikowanego dostawcy.

Nowe zasady finansowania szkoleń po 1 stycznia 2026 r.

Po 1 stycznia 2026 r. obowiązujej jedna, spójna zasada: dofinansowanie szkoleń ze środków publicznych jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy usługa została zrealizowana przez dostawcę posiadającego aktywny wpis w BUR. Zmiana ta wpływa nie tylko na wybór firmy szkoleniowej, ale również na sposób planowania projektów i zabezpieczania ryzyk finansowych.

Dla przedsiębiorców kluczowe jest zrozumienie, że brak spełnienia tego warunku nie skutkuje korektą czy częściowym rozliczeniem. Mechanizm jest zero-jedynkowy, a odpowiedzialność za weryfikację spoczywa na zamawiającym szkolenie. Likwidacja RIS 2026 zamyka tym samym możliwość korzystania z dawnych praktyk opartych na sprawdzaniu jedynie historycznych wpisów.

Likwidacja RIS 2026 a dostęp do środków z Funduszu Pracy

Fundusz Pracy po 1 stycznia 2026 r. uznaje wyłącznie usługi rozwojowe realizowane w ramach BUR. Oznacza to, że na etapie rozliczania wniosku o płatność weryfikowany jest status dostawcy w systemie oraz zgodność usługi z danymi zgłoszonymi w bazie. Brak spełnienia któregokolwiek z tych warunków skutkuje odrzuceniem wniosku.

Nie ma znaczenia, że szkolenie zostało faktycznie przeprowadzone, a pracownicy zdobyli nowe kompetencje. Dla instytucji finansującej kluczowa jest formalna poprawność procesu. W praktyce oznacza to, że środki wypłacane są tylko wtedy, gdy cała ścieżka – od wyboru usługi po jej realizację – przebiegła zgodnie z zasadami BUR.

Brak wpisu dostawcy w BUR może oznaczać utratę całego dofinansowania.

To ostrzeżenie ma charakter realny, a nie teoretyczny. Mechanizm kontroli jest zautomatyzowany, a urzędy nie mają podstaw do uznaniowego podejścia w takich przypadkach.

Baza Usług Rozwojowych BUR jako jedyna ścieżka do dofinansowania

BUR staje się jedynym punktem odniesienia dla finansowania szkoleń ze środków publicznych. Każda usługa musi być w nim opisana, aktywna i zgodna z warunkami określonymi w regulaminie. Dla firm oznacza to konieczność sprawdzania nie tylko samego dostawcy, ale również konkretnej usługi, która ma być przedmiotem dofinansowania.

Różnica pomiędzy szkoleniem realizowanym przez podmiot z wpisem do BUR a usługą poza systemem jest zasadnicza. W pierwszym przypadku proces rozliczenia jest przewidywalny i bezpieczny. W drugim – nawet poprawnie przeprowadzony projekt nie ma szans na uzyskanie refundacji.

Tabela: Porównanie zasad finansowania szkoleń przed i po 2026 r.

Ryzyka dla firm wynikające z braku wpisu w Rejestrze Instytucji Szkoleniowych

Po likwidacji RIS 2026 brak wpisu do dawnego rejestru nie ma już znaczenia formalnego, ale wiele firm nadal błędnie uznaje go za istotny punkt odniesienia. Największym ryzykiem jest mylne przekonanie, że współpraca z podmiotem „znanym z RIS” daje jakiekolwiek bezpieczeństwo finansowe.

• automatyczne odrzucenie wniosku o płatność
• konieczność pokrycia pełnych kosztów szkolenia z własnych środków
• brak możliwości korekty po zakończeniu usługi

Ryzyko to dotyczy nie tylko dużych projektów, ale również pojedynczych szkoleń realizowanych dla pracowników. W świetle nowych zasad odpowiedzialność leży po stronie zamawiającego, niezależnie od intencji czy dobrej wiary przedsiębiorcy. Dlatego każda decyzja o wyborze dostawcy musi być poprzedzona sprawdzeniem jego statusu w BUR, a nie odwoływaniem się do nieaktualnego Rejestru Instytucji Szkoleniowych.

Jak sprawdzić i wybrać bezpiecznego dostawcę szkoleń

Zmiana systemu po likwidacji RIS 2026 przenosi ciężar weryfikacji dostawców szkoleń bezpośrednio na przedsiębiorców. Samo zapewnienie firmy szkoleniowej o „spełnianiu wymogów” nie ma dziś znaczenia formalnego. W realiach obowiązywania nowego modelu finansowania decydujący jest aktualny status w Bazie Usług Rozwojowych BUR. To tam znajdują się dane, które są weryfikowane przez instytucje oceniające wnioski o dofinansowanie z Funduszu Pracy. Brak rzetelnego sprawdzenia dostawcy oznacza ryzyko finansowe, które w całości obciąża zamawiającego szkolenie.

Przejście z Rejestru Instytucji Szkoleniowych do jednego centralnego systemu miało uprościć procedury, ale w praktyce wymaga od firm większej świadomości i kontroli. Wybór bezpiecznego partnera szkoleniowego zaczyna się dziś od weryfikacji formalnej, a dopiero w kolejnym kroku od oceny jakości oferty.

Jak zweryfikować firmę szkoleniową w Bazie Usług Rozwojowych BUR

Podstawowym narzędziem kontroli jest publiczna wyszukiwarka Bazy Usług Rozwojowych BUR, w której każda firma szkoleniowa ubiegająca się o środki publiczne musi posiadać aktywny wpis. Weryfikacja nie powinna ograniczać się do sprawdzenia samej nazwy podmiotu. Kluczowe znaczenie ma status wpisu, zakres oferowanych usług oraz ich zgodność z planowanym szkoleniem.

Należy upewnić się, że dostawca jest aktywny w systemie w momencie zawierania umowy oraz realizacji usługi. Instytucje rozliczające dofinansowanie sprawdzają dane historyczne, dlatego wpis, który był aktywny w przeszłości, ale został zawieszony lub usunięty później, nie chroni przedsiębiorcy. W kontekście likwidacja RIS 2026 oznacza, że żaden inny rejestr nie jest już brany pod uwagę przy ocenie formalnej.

Warto również zwrócić uwagę na szczegóły publikowane w BUR, takie jak forma realizacji szkoleń, obszary tematyczne oraz dane identyfikacyjne. Rozbieżności pomiędzy umową a informacjami w bazie mogą stać się podstawą do zakwestionowania kwalifikowalności kosztów. Sprawdzenie tych elementów przed podpisaniem umowy jest jednym z nielicznych sposobów ograniczenia ryzyka.

Likwidacja RIS 2026 a odpowiedzialność zamawiającego szkolenie

Po wygaszeniu Rejestru Instytucji Szkoleniowych odpowiedzialność za wybór prawidłowego dostawcy została jednoznacznie przypisana przedsiębiorcy. Oznacza to, że nawet jeśli firma szkoleniowa przeoczy obowiązek aktualizacji wpisu w BUR, konsekwencje finansowe ponosi zamawiający. System nie przewiduje mechanizmu przeniesienia odpowiedzialności na wykonawcę usługi.

W praktyce likwidacja RIS 2026 zmienia sposób oceny staranności przedsiębiorcy. Nie wystarcza już archiwalne potwierdzenie wpisu czy oświadczenie dostawcy. W przypadku kontroli liczy się stan faktyczny na dzień realizacji szkolenia. Urzędy pracy oraz instytucje pośredniczące nie analizują intencji, lecz zgodność z obowiązującymi wymogami formalnymi.

To podejście ma wymiar systemowy. Finansowanie szkoleń z Funduszu Pracy opiera się teraz na centralnej bazie danych, co umożliwia automatyczną weryfikację. Dla firm oznacza to konieczność wdrożenia procedur wewnętrznych, które obejmują sprawdzanie statusu w BUR nie tylko na etapie wyboru dostawcy, ale również przed rozpoczęciem usługi.

Najczęstsze błędy firm przy sprawdzaniu Rejestru Instytucji Szkoleniowych

Jednym z najczęstszych problemów jest przekonanie, że wcześniejszy wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych nadal ma jakiekolwiek znaczenie. Po likwidacji RIS 2026 takie założenie prowadzi do błędnych decyzji zakupowych. Firmy często opierają się na dokumentach sprzed kilku lat, nie weryfikując aktualnego statusu w BUR.

Innym błędem jest sprawdzanie wyłącznie instytucji szkoleniowej jako podmiotu, bez analizy konkretnej usługi. Tymczasem w Bazie Usług Rozwojowych BUR istotny jest także zakres i forma szkolenia. Jeśli dana usługa nie jest zgodna z komponentami opisanymi w bazie, może zostać uznana za niekwalifikowalną, mimo że dostawca widnieje w systemie.

Część przedsiębiorców zakłada również, że odpowiedzialność spoczywa na urzędzie pracy, który przyjął wniosek. To błędne założenie. Weryfikacja na etapie wniosku nie zastępuje kontroli rozliczeniowej. Brak zgodności ujawniony później skutkuje odrzuceniem wniosku o płatność, bez możliwości korekty umowy z dostawcą.

Co zrobić teraz – praktyczne wnioski dla przedsiębiorców

Zmiany wynikające z likwidacja RIS 2026 wymagają od firm nie tylko wiedzy, ale i szybkiego dostosowania procedur. Przedsiębiorcy, którzy regularnie korzystają z dofinansowań, powinni potraktować tę zmianę jako sygnał do przeglądu swoich procesów zakupowych. Baza Usług Rozwojowych BUR stała się jedynym punktem odniesienia, a błędy formalne nie są już traktowane jako drobne uchybienia.

Nowy model sprzyja tym organizacjom, które planują szkolenia z wyprzedzeniem i współpracują z rzetelnymi dostawcami. Dla pozostałych oznacza zwiększone ryzyko utraty środków, szczególnie w okresach wzmożonej kontroli. Świadome działania podjęte odpowiednio wcześnie pozwalają tego uniknąć.

Rok 2025 to ostatni moment na bezpieczne przygotowanie się do zmian.

Likwidacja RIS 2026 jako punkt zwrotny w planowaniu szkoleń

Dotychczas wiele firm planowało szkolenia w oparciu o dostępność budżetu i ofert rynkowych, traktując kwestie rejestrowe jako formalność. Po likwidacji RIS 2026 ta logika przestaje działać. Planowanie musi uwzględniać weryfikację w BUR jako pierwszy etap całego procesu.

Zmiana ta wpływa także na harmonogramy. Sprawdzenie dostawcy na ostatnią chwilę zwiększa ryzyko wykrycia niezgodności, których nie da się już naprawić. Firmy, które chcą zachować elastyczność, powinny z wyprzedzeniem analizować rynek dostawców obecnych w BUR i budować listę sprawdzonych partnerów.

W praktyce oznacza to przesunięcie ciężaru z reaktywnego działania na podejście planistyczne. Tylko w ten sposób można pogodzić potrzeby rozwojowe pracowników z rygorystycznymi zasadami finansowania publicznego.

Okres przejściowy i znaczenie Bazy Usług Rozwojowych BUR w 2025 roku

Rok poprzedzający pełne obowiązywanie nowych zasad to czas intensywnych przygotowań zarówno dla dostawców, jak i przedsiębiorców. Baza Usług Rozwojowych BUR już teraz jest podstawowym narzędziem oceny, mimo że część firm nadal funkcjonuje w oparciu o stare przyzwyczajenia związane z RIS.

Okres przejściowy nie oznacza jednak taryfy ulgowej. Instytucje publiczne coraz częściej sygnalizują, że brak wpisu w BUR będzie traktowany jako błąd formalny, niezależnie od daty zawarcia umowy. To sygnał, że przedsiębiorcy powinni natychmiast dostosować swoje procedury.

Znaczenie BUR w 2025 roku polega również na budowaniu wiarygodności. Dostawcy, którzy aktywnie rozwijają swoje profile w bazie, zyskują przewagę rynkową, a firmy korzystające z ich usług redukują ryzyko problemów przy rozliczeniu środków.

Checklist dla firm współpracujących z Rejestrem Instytucji Szkoleniowych

Dla przedsiębiorców, którzy dotychczas opierali się na Rejestrze Instytucji Szkoleniowych, kluczowe jest szybkie wdrożenie nowych zasad. Poniższa lista pomaga uporządkować działania i ograniczyć ryzyko finansowe związane z dofinansowaniem.

• Zweryfikuj wszystkich obecnych i planowanych dostawców w Bazie Usług Rozwojowych BUR.
• Sprawdź zgodność planowanych szkoleń z zakresem usług opisanych w bazie.
• Wprowadź procedurę ponownej weryfikacji dostawcy przed rozpoczęciem szkolenia.
• Udokumentuj proces sprawdzania na potrzeby ewentualnej kontroli.
• Przeszkol osoby odpowiedzialne za zakupy i rozliczenia z nowych zasad.

Jeśli organizacja nie posiada doświadczenia w pracy z BUR lub chce mieć pewność, że procedury są zgodne z aktualnymi wymaganiami, warto skorzystać ze wsparcia zewnętrznego. Specjalistyczna konsultacja pozwala uporządkować procesy i uniknąć kosztownych błędów w rozliczeniach. Więcej informacji o praktycznym przygotowaniu do zmian można znaleźć w ofercie Scheelite.

FAQ: Likwidacja RIS 2026