Czym jest zarządzanie zapasami?
Zarządzanie zapasami to kulminacyjny punkt łańcucha dostaw. Właśnie w tym miejscu możesz spotkać wszystkie jego ogniwa. To proces, który swoim zakresem obejmuje planowanie, organizację, realizację oraz kontrolę przepływu zapasów. Nadrzędnym jego celem jest zadbanie o dostępność potrzebnych zapasów surowców, komponentów czy też wyrobów gotowych przy możliwie jak najmniejszych kosztach ich posiadania i utrzymania.
Niedostateczna ilość przekłada się na braki magazynowe, a stąd droga jest krótka do utraconej sprzedaży i niezadowolenych klientów. Nadmierne są generatorem ogromnych kosztów związanych z ich przechowywaniem, ubezpieczeniem, uszkodzeniami czy chociażby kradzieżą. Zarządzanie zapasami ma pomóc Tobie jako przedsiębiorcy w zachowaniu możliwie jak najlepszego balansu pomiędzy tymi dwoma skrajnymi przypadkami.
Z tego właśnie względu zarządzanie zapasami jest tak kluczowym procesem w Twojej firmie. Wiedza, kiedy odnowić zapas, jakie ilości trzymać na magazynie lub ile zamówić, jest składową wielu złożonych decyzji. Aby podjąć właściwe, niewielkie firmy często wspomagają się arkuszami kalkulacyjnymi Excel, większe przedsiębiorstwa sięgają po dedykowane moduły w systemach ERP. Niezależnie jednak od wykorzystywanych narzędzi, najistotniejszymi pozostają zasady, które stoją za zarządzaniem zapasami. To od ich istnienia i przestrzegania zależy wynik Twojej organizacji.
Zarządzanie zapasami – 3 fundamentalne pytania
Istnieje wiele różnych metodologii zarządzania zapasami. Część z nich jest podobna i bazuje na wspólnych filarach, inne zdecydowanie różnią się w swojej konstrukcji i ciężko je nawet do siebie porównać. Niemniej wszystkie podejścia do zarządzania zapasami łączy jedno – posiadanie odpowiedzi na 3 fundamentalne pytania:
- Jaki poziom zapasów utrzymywać?
- Kiedy i w jakiej wysokości składać kolejne zamówienie?
- Jakie są priorytety?
Pod każdym z pytań kryje się jeszcze kilka mniejszych, dodatkowych kwestii i te również trzeba ustalić. Jednak to odpowiedzi na główne zagadnienia definiują kluczowe obszary, które muszą zostać zaadresowane, żeby zyskać kontrolę nad sytuacją.
Zarządzanie zapasami – Jaki poziom zapasów utrzymywać?
W tym pytaniu należy również zawrzeć odpowiedzi na kilka mniejszych zagadnień – dopiero po zestawieniu ich wszystkich razem w jedną całość jednoznacznie wybrzmi, jaką ilość towarów na zapasie powinieneś utrzymywać dla każdego z posiadanych indeksów.
Pierwszym z nich jest zdefiniowanie, które indeksy powinny być przechowywane na zapasie non stop, a które produkowane bądź zamawiane tylko wtedy, gdy faktycznie masz potrzebę z nich skorzystać. Należy jednak pamiętać, że nie każdy indeks warto mieć na zapasie i wcale nie każdy trzeba mieć. Wiele sytuacji biznesowych wykazuje, że tańszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem okazuje się zamawianie od naszego dostawcy towaru tylko wtedy, gdy faktycznie mamy klienta na jego zakup lub potrzebę na wykorzystanie.
Jeżeli już wiesz, które pozycje powinny mieć przechowywany zapas w sposób ciągły, niezwykle istotnym staje się wyznaczenie zapasów bezpieczeństwa dla nich, zwanych inaczej zapasami minimalnymi.
Nazwa wzięła się z celu jego posiadania. Przeznaczeniem jest wsparcie Cię w momentach, gdy mierzysz się z nieprzewidzianymi zakłóceniami, takimi jak opóźnienie najbliższej dostawy, uszkodzenie zapasu na magazynie czy chwilowe zwiększenie sprzedaży do klientów końcowych. Idealną sytuację osiągasz wtedy, gdy Twoje zapasy nie spadają poniżej wyznaczonego minimum. Jeśli jednak tak się wydarzy, posiadasz zapas bezpieczeństwa, chroniący Cię przed utratą sprzedaży.
Znając już dolną, bezpieczną granicę zapasów, możesz przejść do kroku trzeciego, czyli określenia maksymalnej wielkości zapasów. Wyznaczenie tego poziomu pozwoli Ci na lepsze zabezpieczenie się przed posiadaniem zbyt dużych ilości produktów. Nadmierne zapasy są znaczącym generatorem dodatkowych, zbędnych kosztów, potrafiącymi przejeść niemałą część Twojej marży. Wiedząc więc, jaki jest górny limit akceptowalnych zapasów, będzie Ci zdecydowanie łatwiej dbać, żeby cały czas pozostawały one w wyznaczonych przedziałach pomiędzy ilością minimalną a maksymalną.
Ostatnie pytanie brzmi, gdzie przechowywać zapasym które właśnie zdefiniowałeś? Jeśli posiadasz tylko jeden magazyn, sprawa jest prosta. Jeśli jednak masz więcej powierzchni, ulokowanych w różnych częściach kraju, bądź nawet w innych Państwach, dobrze będzie się zastanowić, jakie zapasy powinny być przechowywane w każdym z nich.
Zarządzanie zapasami – Kiedy i w jakiej wysokości składać kolejne zamówienia
Gdy zapasy minimalne oraz maksymalne zostały już wyznaczone, pozostaje Ci ostatnie, nieco trudniejsze zadanie. Cóż to takiego? Składanie zamówień w taki sposób, aby faktyczne stany magazynowe znajdowały się przez cały czas pomiędzy wyznaczonymi granicami.
Nasuwa się w związku z tym kolejne pytanie pomocnicze: kiedy złożyć następne zamówienie do dostawcy lub na produkcję?
Analogicznie do poprzednich elementów strategii zarządzania zapasami, na tym etapie wyznaczamy poziom zapasów (zwany często punktem odnowienia zapasów), przy osiągnięciu którego będziemy składali nowe zamówienie.
Jeżeli monitorowałeś zapasy i zauważyłeś, że osiągnąłeś ten punkt, wiesz, że należy złożyć kolejne zamówienie. Jaką ilość zamówić? Ważne jest przecież, żeby nie zakupić za dużo produktu, ponieważ istnieje ryzyko, że przekroczysz ustalone zapasy maksymalne. A jeśli zamówisz za mało? Raz, że może zabraknąć towaru, a dwa, że z punktu widzenia transportu zamawianie niewielkich partii zwykle dużo kosztuje i jest nieopłacalne.
Zarządzanie zapasami – Jakie są priorytety?
Ostatnim obszarem, który należy zawrzeć w strategii zarządzania zapasami, to określenie sposobu monitorowania zapasów, czyli zdefiniowanie, jak wykonywać powierzone zadanie, żeby osiągnąć oczekiwany rezultat.
Aby to osiągnąć, należy określić istotność poszczególnych indeksów, czyli zdefiniować priorytety. Warto jednak pamiętać, że mimo głównego celu, jakim jest zabezpieczenie pożądanego zapasu dla wszystkich naszych indeksów, na koniec dnia ich ważność z punktu widzenia firmy będzie się różnić.
Inny wpływ na biznes ma pozycja, której sprzedajesz dwie sztuki w miesiącu, a odmienne ma SKU sprzedawane w setkach co tydzień. Niezależnie od tego, jak szeroki jest Twój asortyment, zawsze któryś produkt wygeneruje lepsze wyniki od pozostałych. Określenie priorytetów opartnych na przykład na podstawie łącznej wartości sprzedaży danego produktu może być dla Ciebie istotną wskazówką, w jakiej kolejności zajmować się poszczególnymi pozycjami, gdy masz niewiele czasu.
Priorytety możesz również wykorzystać do podzielenia asortymentu na grupy, które będą różniły się od siebie strategią zarządzania zapasami. W końcu nie każdy indeks trzeba traktować tak samo.
Ostatnim już elementem procesu jest zdefiniowania częstotliwości kontroli zapasów. Pomimo że punkt ten wydaje się trywialny w porównaniu z poprzednimi, to jednak gdy uświadomisz sobie, że posiadanie nawet najlepszej strategii zarządzania zapasami nie da rezultatów, jeśli zapas nie będzie systematycznie monitorowany, Twoje zdanie zapewne ulegnie zmianie.
Częstotliwość kontroli zapasów warto powiązać z priorytetami dla poszczególnych indeksów i na przykład w ramach wypracowanych zasad zarządzania zapasami, można ustalić, że najlepiej sprzedające się produkty sprawdzasz codziennie, te odpowiadające za średnią sprzedaż co 3 dni, a najsłabiej rotujące raz na tydzień.
Fundamentalną kwestią jest jasne zdefiniowanie, kiedy i co ma być wykonywane w procesie oraz bezwzględne przestrzeganie wypracowanych zasad. Tylko wtedy zarządzanie zapasami przyniesie Ci pozytywne rezultaty.
Kiedy zarządzanie zapasami działa?
O zarządzaniu zapasami możesz mówić, gdy masz jasno zdefiniowane odpowiedzi na powyższe pytania. Dzięki temu podejmujesz właściwe decyzje związane z zapasami. A jeśli prawidłowo odpowiedziałeś na nie wszystkie, teraz również wiesz, dlaczego warto zgodnie z nimi działać. Mając zdefiniowane wytyczne w formie strategii zarządzania zapasami, przechodzi się od działania reaktywnego do świadomego prowadzenia biznesu.
Trzeba jednak pamiętać, że niezależnie od tego jak zaawansowana nie będzie Twoja strategia zarządzania zapasami, błędów i problemów nie unikniesz, ponieważ często wynikają z losowych zdarzeń w otoczeniu wewnętrznym i zewnętrznym. Niemniej dzięki strategii zarządzania zapasami możesz zdecydowanie zminimalizować ryzyko ich wystąpienia oraz określić jak wyjść z tarapatów, gdy te już wystąpią.