W tym artykule nie dowiesz się, jak wygląda przepis na złoty środek w Twojej firmie. Dowiesz się natomiast jakie jest 13 grzechów głównych w zarządzaniu zapasami i jakie działania skutecznie utrudniają Ci tę niełatwą walkę.
Grzech 1 - Niestosowanie priorytetów.
Jeśli wszystkie Twoje indeksy są równie ważne, to znaczy, że tak naprawę żaden nie jest ważny. Walcząc z taką samą zawziętością o dostępność każdej pozycji, może się okazać, że w pierwszej kolejności wziąłeś na warsztat pozycję, która trafia tylko do 1% produkowanych wyrobów a druga, którą stosujesz w 50% swoich wyrobów, zostawiłeś na później. Gorzej, gdy zabraknie Ci czasu na analizę drugiej pozycji.
Grzech 2 - Brak alarmowania sytuacji zagrażającej zapasom.
Mając do nadzoru 500, 1000 albo nawet 5000 indeksów ciężko jest sprawdzić je wszystkie. Gdy więc starasz się to zrobić skrupulatnie i przejrzeć jeden po drugim może się okazać, że to, które wymagają największej atencji, pojawią się przed Twoimi oczami gdy, już stracisz koncentrację. Nie korzystając z podpowiedzi w postaci alertów, które wskazują zapalne pozycje, tracisz czas na szukanie indeksów, które faktycznie wymagają Twojej atencji.
Grzech 3 - MOQ nie dostosowane do realnych potrzeb.
Zmora osób odpowiedzialnych za zapasy. Jak utrzymać kapitał na optymalnym poziomie, jeśli minimalna partia zamówieniowa starcza na 2 lata sprzedaży? Dodajmy do tego fakt, że zakupiona pozycja ma tylko 12 miesięcy przydatności i mamy bigos gotowy.
Grzech 4 - Nie wyznaczone lub źle wyznaczone poziomy zapasów bezpieczeństwa.
Jeśli chcesz spać spokojnie, bez obawy, że znów zabraknie kluczowych pozycji na produkcji lub dla klientów, dobrze jest zdefiniować zapasy bezpieczeństwa, które będą zabezpieczać Cię przed nagłymi zmianami w zapotrzebowaniu na nie. Problem polega jednak na tym, że większość Twoich indeksów ma nieprawidłowo ustawione poziomy zapasów lub wręcz wcale.
Grzech 5 - Brak podziału indeksów na kategorie o podobnej charakterystyce.
Każda pozycja jest inna? Prawda! Czy jednak naprawdę sądzisz, że podchodząc do każdego indeksu indywidualnie, zdobywasz jakąś przewagę? Warto zwrócić uwagę, że mimo iż każdy SKU jest inne, to jednak występują między nimi podobieństwa. Czemu więc by nie skorzystać z tych zależności i pracować na całych grupach indeksów?
Grzech 6 - Zamawianie więcej niż wynika z planów, żeby mieć spokój na dłużej.
Gdy ostatnio sparzyłeś się na braku dostępności kluczowej pozycji, postanowiłeś, że nigdy więcej nie chcesz tłumaczyć się działowi sprzedaży z podobnej sytuacji. Składając więc kolejne zamówienie u dostawcy, nieco zwiększyłeś zamawiane ilości względem tego, co potrzebne jest według prognoz. W końcu zwiększenie o 50% to nic złego.
Grzech 7 - Skazanie nierotów na wieczne zapomnienie.
To, że prędzej czy później będziesz mieć na magazynie nierotujący zapas, jest więcej niż pewno. Możesz pracować nad ograniczeniem ilości nadwyżek jednak one i tak wystąpią. Pytanie tylko, czy jeśli już je masz, to trafiają pod dywan i udajemy, że nic się nie dzieje czy faktycznie podejmowane są działania do ich zmniejszenia.
Grzech 8 - Podział indeksów po planistach według uznania.
Ciebie lubię więc dam Ci mniej indeksów i nieco prostszych do planowania. Ty mi zaszedłeś za skórę, skarżąc się ostatnio na domniemaną presję z mojej strony więc zaopiekujesz się moją czarną listą.
Grzech 9 - Wybrakowane informacje o produkcie w Masterdata.
Planujesz zapasy na podstawie informacji zawartej w Masterdata produktów? Super! A czy wiesz, że Twój dostawca, który do niedawna wysyłał Ci towary z UK, ma teraz magazyn za płotem? Teraz dostawa nie trwa już 28 dni roboczych a 8h. Fajnie by było uwzględnić to planach.
Grzech 10 - Brak rozróżnienie na indeksy zamawiane na zapas i zamawiane na zamówienie.
Nie wszystko, co potrzebujesz na produkcji albo oferujesz klientom, musisz mieć non stop na zapasie. Pamiętaj, że cześć Twoich pozycji powinna być zabezpieczona na stanach dopiero wtedy, gdy pojawi się zamówienie na nie.
Grzech 11 - Brak korelacji pomiędzy planami zakupowymi na komponenty a planami produkcyjnymi.
Sprzedaż i marketing szykują super promocję, 1+1 gratis. Prognozowany wzrost sprzedaży w sztukach +230%. Poprzednie lata wyglądały podobnie, więc brzmi wiarygodnie. Szkopuł jednak w tym, że zapasy utrzymujesz na podstawie średniego zużycia z ostatnich 6 miesięcy i jakoś tak nie przygotowałeś się do promocji.
Grzech 12 - Rzadka kontrola stanu zapasów.
Planowanie dynamicznie zmienia planu produkcji, klienci mieszają w zamówieniach, konkurencja nie śpi. Zmiany dookoła w najlepsze. Tylko ty biedny przeglądasz stan zapasów raz na dwa tygodnie i patrzysz, co się zmieniło. Dziwnym trafem znowu Ci namieszali swoimi działaniami.
Grzech 13 - Brak określonych zasad dotyczących zarządzaniem zapasami.
Zadaniem Twoim i Twoich pracowników jest zadbanie, żeby zapasy były dostępne i żeby nie było ich za dużo. Jak? To już Twoja rola, żeby się domyślić. W końcu za coś Ci płacimy.
Brzmi jak czarny humor rodem z Monty Phyton’a? Sugeruję spojrzeć na swój proces planowania zapasów zarówno komponentów, jak i wyrobów gotowych. Zrób sobie rachunek sumienia, a potem… zapraszam do mnie po rozgrzeszenie i pokutę.